Hasta un 42% de las incidencias documentales detectadas durante periodos vacacionales están relacionadas con dificultades para localizar documentos, identificar la versión correcta o reconstruir el estado de un expediente

Contratos, expedientes, propuestas comerciales, documentación técnica, facturas o procedimientos internos pueden quedar dispersos entre correos electrónicos, carpetas compartidas, plataformas colaborativas y repositorios personales. Durante los periodos vacacionales, localizar un documento o reconstruir el estado de un expediente puede depender de que el empleado que lo gestiona esté disponible.

“Las vacaciones actúan como una prueba de estrés para la gestión documental de las empresas. Cuando una organización depende de que una persona concreta sepa dónde está cada documento, no tiene un sistema eficiente, sino una dependencia invisible”, señala Gaspar Palmer, CEO de OpenKM.

Si los datos y documentos de partida están duplicados, desactualizados, incompletos o repartidos entre distintos sistemas, los procesos automatizados pueden reproducir esas deficiencias y trasladarlas a la toma de decisiones.

Según datos internos de la compañía, el 35% de las empresas analizadas no cuenta con un criterio homogéneo para clasificar y actualizar documentación crítica, mientras que un 28% reconoce haber duplicado tareas o retrasado decisiones por no localizar a tiempo información relevante.

Para OpenKM, los periodos vacacionales funcionan así como un indicador de madurez digital: las organizaciones con repositorios centralizados, control de versiones, permisos definidos y procesos claros pueden mantener una mayor continuidad operativa con equipos reducidos, mientras que la dependencia de carpetas personales, correos electrónicos y conocimiento informal aumenta el riesgo de incidencias.