Las devoluciones sin clasificar ocupan espacio en el almacén sin poder venderse ni descartarse

Tomás Antoranz, CEO de Paxon Spain, explica que en moda y calzado el volumen de devoluciones es alto y el valor unitario, moderado. En este sector concreto, se pone énfasis en la inspección del estado de la prenda. La rapidez para devolver la prenda a la venta es fundamental porque a medida que pasa la temporada el artículo pierde valor. En el caso de la electrónica, cada unidad vale más y la revisión técnica se hace imprescindible. La trazabilidad mediante el número de serie resulta fundamental para su reacondicionamiento o reventa en un canal secundario.

Las devoluciones sin clasificar ocupan espacio en el almacén sin poder venderse ni descartarse. Al poco, se forma un stock invisible que no figura en la categoría de disponible.

En lugar de mantener un espacio vacío permanente, Antoranz aconseja reservar una zona de tránsito. Siguiendo el ejemplo de Paxon: “dimensionar las devoluciones con un stock mínimo, con el calendario comercial y el historial de cada cliente”. La condición fundamental es tener claro que la colocación de la mercancía en ese espacio es provisional. Los retrasos pueden convertir esta zona en un almacén paralelo que nadie ha presupuestado.

Un inventario descuadrado y una logística ineficiente afectan a las economías de escala y al crecimiento de la empresa. Se calculan con el coste unitario de lo que se compra y vende. Por lo tanto, el cómputo partiría de datos falsos. Las ventas brutas muestran unos números. Las ventas netas de devoluciones, otra historia. Una empresa puede llegar a la conclusión de que su coste por unidad baja porque crece su volumen de pedidos y estar equivocada si su logística inversa es lenta o carece de trazabilidad.

Con las previsiones ocurre lo mismo. Sin una gestión adecuada de las devoluciones, la demanda puede parecer mayor de lo que es.

José Ángel Daza de Spring es partidario de conectar el número de referencia inicial en el paquete con una nueva identificación vinculada al retorno. Es una nueva operación logística, con movimientos y puntos de control específicos. El experto señala sus ventajas en las devoluciones internacionales desde países extracomunitarios en cuanto al aporte de documentación. Gema González Puyol, directora comercial de Marketing de Correos Express, explica que han introducido un sistema de QR que ayuda al usuario a devolver el producto sin utilizar etiquetas. “Eso simplifica el proceso, reduce posibles errores y agiliza el retorno de mercancías”. Este sistema que implanta Correos Express permite que el usuario haga seguimiento del paquete.

La trazabilidad permite dar visibilidad a un proceso poco previsible como es la devolución. “Cuanto antes exista información sobre una devolución, mayor capacidad tenemos para anticipar la llegada y optimizar la operativa”. Esto sí, González Puyol remarca que no todas las devoluciones tienen el mismo valor. No es lo mismo mantener en espera de gestión un producto con mucho stock de otro que está agotado o fuera de temporada. Cuanto más tarde se tramiten estos últimos productos, más dinero pierde la compañía.

La cuantía exacta de productos defectuosos que se destruyen al año es distinta dependiendo del subsector. El verdadero coste se halla en el impacto operativo y el lucro cesante, además, por supuesto, del valor del mismo material y el coste del transporte.

La trazabilidad es un ingrediente básico para que la cadena de suministro pueda gestionar correctamente la mercancía que vuelve al almacén. Cada paso necesita ser ágil y facilitar que el producto en buen estado vuelva a ponerse a la venta. Olvidar añadirlos al inventario puede alterar los datos y crear expectativas falsas de demanda.